ISO文档管理系统

3.1.文档管理系统目的
索威文档管理系统是符合文档信息化管理质量标准要求的专业企业文件控制系统软件。系统实现文件申请、审批、会签、发行、调阅、签收的网上签名作业，自动进行文件的归档、版本控制和安全管控，达到文件管理无纸化的效果，使文件得到有效控制，提高工作效率并支持移动办公。

实现目标：
 协助企业通过ISO认证，或对已经通过ISO认证的企业的文件进行管控；
 简化文件管理，无论是最新版本和作废后的旧版文件都容易管控；
 提高文件管控安全密级，有效控制文件打印和外泄；
 提升企业的反应能力，具备电子签核等快速发行功能；
 整合企业其它文件，还可管控ISO受控以外的文件；
 文件无纸化，可以节省大量的发行成本；
 自动发出或手动发出的消息功能，使得各类发行或变更通知更为简单有效；
 帮助企业推动文档管理作业、使通过ISO认证收到事半功倍之效；

 支持任意的文档编号和版号编码规则，只需设定一个起始号码，系统即可自动为文件和版本编号；
 可自行定义和维护分类结构体系、可以自行新增或移动文件夹,同时适用于ISO9000和ISO14000等各类体系文件，能应于各种企业类型；
 文件发行流程 调阅流程 控制流程都可以引用系统定义好的流程;严格按定义的流程自动化运行。

3.2.文档管理系统特点
 对文件生命周期的有效管理、遵循ISO标准
任何一个文件都包括创建、修改、审批、培训、发布、签收、回收、归档等过程。该系统对每个阶段都提供了有效的管理手段；严格遵循ISO的标准对文件的生命周期进行有效管控；符合文档管理制度；适应ISO9000、14000、等管理要求；
 版本的有效控制
强大的文件版本控制手段，保证用户看到的是最新版本的文件，避免执行错误版本的文件导致严重后果；新版发行，旧版自动回收；
 全程实现电子审批、流程跟踪、状态监控
所有的文件管理流程实现电子化审批、签发、回收，杜绝手工时代文件回收困难的固有弊端；可跟踪到任何一个文件所处的审批状态，对未审批或签收的文件可以邮件等方式自动催审、催签；
 强有力的文件关联特性
动态关联，保证引用的始终是最新版本；双向自动关联，实现文件一次引用，双向引用特性；文件通知的关联，实现文件发布同时，会通知到相关文件的起草人评估下一步计划；同时发布关联，实现多份文件或表格在同一时间自动发布；
 .强大的痕迹保留功能
对审批过程中对文件所进行的任何修改，均保留为修改日志，同时记录修改前、修改后、修改人、修改时间等信息。可保留任何相邻版本文件之间的差异；

 全文检索功能，迅速找到所要找到的文件
用户可对文件的标题、文件的类型、文件的生效日期、发布日期等所有属性及具体内容，进行全文的检索，快所找到要找到的文件；
 .灵活、强大的安全机制，保证系统的安全性
提供多达七级数据库级别安全权限控制、12个应用级别的权限文档设置和记录、字段级别安全设置；对文件的拷贝、删除、更改、阅读、打印权限进行严格的设置，防止文件的外泄，办证系统的安全性。
 .文件的审计、统计分析功能
对所有的文件可按文件状态、审批人、审批时间以及审批频率等多方位进行统计（本功能是供用户选择使用）
 支持多语言的自动切换
系统支持中文和英文的双语言的自动再现切换，可以很好的适应英文平台和中文平台；
 提醒、邮件批复、信息推送 支持系统自动提醒相关的到期操作；支持用户在邮件里直接审核、签收等功能，不用打开系统，用户在邮箱里就可以处理事务，方便用户操作；同时，需要用户审核的文件，直接推送到用户主界面，起到事找人的作用；
3.3.文档管理系统功能描述
1． 项目目标：
（1） 文档编号自动产生
（2） 文件编写、审核、标准、修改网上作业
（3） 文件会签流程网上作业
（4） 文件发放自动化
（5） 文件自动化归档
2． 项目功能描述
为达成以上项目，我们将为客户实现以下系统功能：
2.1系统基本资料及安全管理
 可定义文件的类型、代码。工程技术类文件可定义文件的名称、编号、部门、客户、供应商、产品、料号等栏位。
 定义各部门资料、代码
 定义文件及ECN编码
 定义使用者及权限、文控人员及权限。
 自定义工作流程，并与文件类型相关联，使用者选择已有的文件类型便可识别预先设定的工作流程。
2.2 文控系统工作流程
 权限使用者可根据文件类型及实际情况定义文件的编写、审核、（会签）、核准，ECN的提出、审核、核准的流程及权限。
 可定义各文控环节的要求完成时间
 系统自动跟踪工作流程幷实时显示流程状态
文件控制参考流程图见附录1。
2.3 基本功能
（1） 文件编号自动产生：
 客户可以自定义编码规则
 文件编写者须选择文件的编号定义参数，在完成编号申请流程后，系统自动产生文件编码。
（2） 文件控制流程的定义：
 文件及ECN的审批、会签流程由文控人员（或权限角色）在产生文件编号时定义
 有权限的使用者可在审批途中更改流程定义
 有权限的使用者可在审批途中定义文件审批跳转
 文件将可以进行超时跳转设置，使用者可以设定：
 允许跳转的流程站点
 设定超时的时间长度
 设定文件跳转方向
（3） 文件编写
 文件编写及储存格式可采用任意格式（如Office文件）
（4） 文件的审批、会签网上作业：
 文件采用电子签名形式
 文件的审批由系统自动将文件传递完成审批流程。
 系统将在文件资料表上显示该文件所处状态（审批状况，发行状况）。
 文件完成审批过程后，将传到文控中心，由文控人员确认文件的正确性，再发行。
（5） 文件的发行自动化：
 文件制作人在工程变更的通知单（ECN）上选择发行对象，经审批后，由文控人员确认，系统自动发行。
 文件发行对象将收到发行通知幷签收，同时取得该文件浏览权限。
（6） 文件的调阅网上作业：
 文件调阅申请人完成调阅审批后，经文控人员确认后，系统通知幷开放浏览权限于申请人，同时完成调阅签收。
（7） 文件库快速建立
 系统给文控人员（或权限使用者）提供特别窗口用于建立已有的文件库，即无需按照系统流程，便于系统的先期导入。(单独做一个存取的表单，状态设置为最后一个状态，所有的元素直接录入.)
 对于需急件处理的文件，提供便利窗口签核通过。
（8） 文件委托办理功能
 文件审批流程中，责任人不能办理的可委托其代理人办理
 责任人要委托办理前，需在其个人资料中进行授权，结束后需取消授权。
（9） 暂时文件的保存与作废的控制
 使用者将可定义文件发行类型（是否属于暂时文件）
 可定义文件的有效时间
 超过文件有效时间，系统将自动关闭此文件
（10） 文件培训管理
 对于文件发行时，需要培训的，系统可以进行培训的记录与管理
 可记录：培训人、被培训的成员、培训时间、培训主题、内容
2.4 高级功能：
（1） 文件办理提醒与实时追踪
 文件的办理通过E-mail信箱通知，使用者可在邮件里直接办理文件，E-mail可采用内部E-mail信箱。
 文控员进入系统后，系统提醒你有文件需办理。
 文件办理超期时，系统将自动显示警示信息幷通过E-mail跟催；权限用户 也可以手动发E-mail跟催。
 系统将自动追踪文件所处的状态幷纪录、标记
（2） 文件归档管理与查询
 文件生效幷发行后，系统将自动生成文件变更履历表，超过保存期旧版文
件将自动删除。使用者可依据文件类型、编号、部门、状态等进行查询/检索。
 可以进行高级查询
 文件参考文档及相关文档自动连接。
 显示应变更但未变更文件清单.
 查询结果可打印出报表。
（3） 文件安全控制
 除文控人员外的使用者只能看到最新版文件
 只有文件发行的对象才能打开文件，文件不能修改、储存
 任何使用者对文件的动作，系统将以日志形式进行记录，以备追查
 只有通过文件变更申请审批，才能变更文件，幷根据流程生效、发行
 旧版文件的保存期限可以自定义，超过时间自动删除

附录1
参考的文件控制流程图




























3.4.文档管理系统效益
 管理的提升：
人治化管理为制度化管理；提升管理水平；
有效管制企业 ISO 文件的进出，确保各文件版本一致性；确保最新文件的执行；
文档管理的电子化，认证之前可以帮您缩短认证时间；认证之后提升管理的规范化；
减少纸张之浪费，符合环保精神；
 协作的加强：
加强企业内部沟通与合作；提升工作效率；
费用的节省：
直接成本：无纸化办公，减少直接成本：纸张、复印耗材等；
间接成本：节约时间，提高工作效率；文件审批有原来的半天到1个月甚至3个月（比如经理出差）缩短至10分钟 - 1小时；
 使用方便：
查询：全文检索增加文件的查阅能力；可轻便查询保存各版本的历史文件；可动态查询文件，定期整理各版信息；
打印：有效管制文件的打印和拷贝，防止文件外漏；
流程：可自由设定流程，无须浪费修改程序的时间； 适应未来流程的变迁，可以依类别随时修改流程；
安全：字段级的加密和文件的授权访问；
其他：支持中文英文；